Práticas recomendadas para manter a conformidade com a LGPD, ao usar imagens de funcionários
Imagens da sua equipe são a melhor maneira de mostrar o lado humano do seu negócio, promovendo a empresa, interna ou externamente.
No entanto, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que entrou em vigor em agosto de 2020, introduziu uma série de responsabilidades e muitas empresas ainda enfrentam dificuldades com processos ineficientes. Neste artigo, você descobrirá como garantir que sua organização trate imagens de funcionários em total conformidade com a LGPD e como isso pode ser feito de forma mais eficiente.
Se você viu nossa “Lista de Verificação da LGPD para Imagens”, já está familiarizado com os 6 passos que toda organização deve considerar ao armazenar e usar imagens de pessoas. No entanto, o maior desafio para o uso de imagens em conformidade com a LGPD advém principalmente dos ditames do Artigo 18, que trata do direito à “Eliminação” de dados.
O que é o direito à eliminação de dados ?
Observamos que a LGPD não adotou a expressão, mais difundida, 'Direito ao Esquecimento' e em seu lugar preferiu a palavra “Eliminação”. Em síntese, o Artigo 18 se refere, entre outras coisas, ao direito de um indivíduo solicitar que uma organização apague todos os seus dados pessoais.
Como as fotografias podem constituir dados pessoais, de acordo com a LGPD, isso significa que as organizações devem ser capazes de remover rápida e facilmente todas as imagens nas quais o indivíduo possa ser identificado. Não o fazer significa não cumprir o inciso VI do Artigo 18 da LGPD e possivelmente sofrer as penalidades cabíveis.
Para a maioria das empresas, o Artigo 18 acaba provocando um trabalho manual bastante difícil e demorado, quando envolve imagens – algo como encontrar uma agulha no palheiro!
A quem isso afeta?
As equipes de marketing e comunicação são as principais impactadas, com fotos dos funcionários frequentemente utilizadas no site da empresa, apresentações internas e externas, campanhas de marketing e em publicações para a imprensa. Enquanto isso, o departamento de RH também é afetado, já que costuma usar essas imagens para produzir materiais como crachás, por exemplo. Essencialmente, qualquer departamento que tenha produzido ou usado imagens de funcionários será impactado.
Mas antes de nos aprofundarmos em como as organizações podem garantir que estão em conformidade com a LGPD, é importante que analisemos primeiro por que o Artigo 18 causa dificuldades para aqueles que produzem, gerenciam ou utilizam fotos de funcionários.
Quais são os desafios?
Digamos que alguém tenha exercido seu direito à eliminação - talvez um ex-funcionário que, compreensivelmente, não quer mais que sua imagem seja usada pela empresa. Por onde começar?
Encontrando as imagens
Em primeiro lugar, você precisa encontrar os arquivos em questão, um desafio que pode ser particularmente difícil, dependendo de quantos locais sua organização usa para armazená-los. Você pode estar usando um conjunto de soluções de armazenamento em nuvem, como Dropbox, Google Drive, SharePoint ou One Drive. Talvez você use também vários discos rígidos locais, ou armazene em um servidor central com todo o resto. Muitas vezes, saber onde procurar pode ser simplesmente o primeiro desafio para muitas empresas.
Navegando pelas pastas
Ultrapassado o obstáculo acima, você pode enfrentar outro desafio: descobrir que os arquivos são armazenados em estruturas de pastas, o que pode ser um grande problema. Ao armazenar arquivos desta forma, você precisa conhecer bem os critérios de organização antes de realmente navegar pela árvore de pastas. Para pesquisar de forma eficiente, você deve, por exemplo, ter as respostas para perguntas como:
Você sabe quando as fotos foram tiradas? (caso as pastas estejam organizadas por data)
Você consegue lembrar dos nomes das pastas corretas? (caso as pastas estejam organizadas por categorias)
Por qual(is) pasta(s) você precisa passar para chegar às subpastas certas ?
Em quantas subpastas diferentes você precisa procurar?
Identificação da pessoa fotografada
Mesmo que você encontre a pasta correta, a pergunta mais importante ainda permanece: como você identificará o indivíduo pelo qual está procurando nas fotos?
Fotos com nomes de arquivos como “Funcionário_Photoshoot_3874.jpg” ou “2020_01_9542.jpg” não serão de muita ajuda! Organizações menores terão uma vantagem aqui, é claro - se você conhece o indivíduo, provavelmente reconhecerá seu rosto nas fotos. Mas e se você não o conhece? Como você pode identificar um indivíduo cujos dados pessoais você precisa apagar, se você não sabe como ele se parece?
Independentemente de quantas fotos você precise pesquisar, a tarefa é extremamente trabalhosa - mas é uma atividade inevitável para muitas organizações.
Localizando e removendo conteúdo publicado
Depois de conseguir localizar todas as fotos armazenadas do indivíduo, outra pergunta importante permanece: alguma das fotos está publicada em outras plataformas ou sites? Se for o caso, elas também precisam ser retiradas e substituídas.
Como cumprir o artigo 18 de forma eficaz?
Quando uma solicitação de eliminação chegar, sua organização terá que iniciar a varredura. Você precisa ter certeza de que pode encontrar as fotos do indivíduo de maneira rápida e confiável. A chave para isso são os chamados metadados.
Cada foto já capturada terá, inevitavelmente, metadados, como a data em que foi tirada, o modelo da câmera e o tamanho do arquivo. Mas e se você pudesse adicionar mais informações através de metadados e, em seguida, procurar esses arquivos com base nesses metadados adicionais? Isso é perfeitamente possível! Na verdade, é uma das principais características dos sistemas de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM), que visam fornecer uma fonte única e centralizada para os arquivos digitais de uma organização, tornando-os mais fáceis de encontrar, compartilhar e reutilizar, ao classificá-los através de metadados.
O sistema FotoWare mostra tags de metadados pesquisáveis em uma imagem de um funcionário.
Como usar o sistema DAM para LGPD:
No nosso artigo “A forma como você utiliza fotos de colaboradores está em conformidade com a LGPD?”, explicamos que obter o consentimento dos funcionários é absolutamente essencial antes de tirar fotos deles. E se você pudesse criar, então, um identificador exclusivo para associar o termo de consentimento de cada funcionário às suas respectivas fotos, como uma tag de metadados? Isso permitiria que você:
a) saiba se o funcionário deu consentimento para uso de sua imagem;
b) identifique que ele realmente está naquela foto.
Desta forma, ao se deparar com um ex-funcionário exercendo seu direito de eliminação, você simplesmente pesquisará com base no ID que você adicionou e encontrará todas as imagens que precisa. Simples!
É verdade que Isso envolve algum trabalho para marcar as fotos com o ID. Mas valerá a pena no longo prazo, quando precisar eliminar os arquivos de um funcionário que deixou a empresa. Na verdade, você sentirá os benefícios muito mais cedo do que isso. Da próxima vez que você ou seus colegas do departamento de marketing e comunicação precisarem encontrar uma foto com uma pessoa específica para uma apresentação, você poderá pesquisar usando os metadados adicionais que anexou ao arquivo - e não apenas quando precisar atender a uma solicitação para apagar dados pessoais!
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CRÉDITOS: Alex Kronenberg (Fotoware)
