Como trabalhar mais rápido com fluxos de trabalho orientados a metadados
Imagem de destaque: Kalawin da Getty images, © Canva
Se você trabalha com marketing ou comunicação, é provável que gerencie muitos arquivos digitais, desde gráficos e logotipos até imagens, vídeos e designs. Muitas vezes, isso requer que você aprove, mova, publique ou remova manualmente esses ativos quando necessário. Tais ações tomam muito do seu tempo, dependendo de quantos ativos você tem no seu acervo e como eles são armazenados. Os fluxos de trabalho orientados a metadados permitem automatizar várias ações mencionadas acima, acelerando seu trabalho diário e reduzindo os riscos de erro.
O que são fluxos de trabalho orientados a metadados?
Em resumo, fluxos de trabalho orientados a metadados são conjuntos de ações disparadas ou iniciadas pelos metadados associados a um ativo digital. Estes fluxos podem ser configurados de diversas formas, servindo a muitos propósitos, mas todos baseados nas informações anexadas aos arquivos. Por exemplo, quando novas informações são adicionadas a um campo específico de metadado, isso pode disparar uma ação automatizada com base no conteúdo que foi adicionado.
Dessa forma, você pode automatizar algumas ações ou fluxos de trabalho ao mesmo tempo em que mantém o controle total sobre os arquivos, sabendo exatamente quais ações foram executadas e para quais ativos.
Três exemplos de fluxos de trabalho bastante comuns
Aprovando conteúdo e disponibilizando-o para os canais apropriados
Obter um material aprovado pelas devidas pessoas pode ser bastante demorado e não é raro que anotações e revisões se percam. Ao depender apenas de processos manuais, o risco de erro humano aumenta e você pode acabar gastando mais tempo do que o necessário.
Com uma solução de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM), você pode automatizar a maioria dos processos de aprovação e publicação por meio de metadados, permitindo que sua equipe obtenha adequadamente o feedback e a aprovação das pessoas certas antes de publicar qualquer que seja o conteúdo. Por exemplo, você pode notificar automaticamente determinadas pessoas, assim que um arquivo estiver pronto para que elas o aprovem. Marcadores podem ser aplicados de forma automática nos ativos para ilustrar o estágio em que eles estão dentro do processo de aprovação.
Se ainda quiser maximizar o efeito desse tipo de fluxo de trabalho, você pode também definir uma área especial para onde serão movidos todos os arquivos totalmente aprovados. Estes arquivos podem então se tornar visíveis para mais usuários - internos ou externos - que verão apenas arquivos aprovados. Você também pode integrar o DAM ao seu Sistema de Gerenciamento de Conteúdo (CMS) e configurar um fluxo de trabalho integrado que publique automaticamente imagens assim que elas estiverem prontas e liberadas, por exemplo.
Notificando administradores quando o prazo de publicação expira
Seja devido a regras de licenciamento ou a uma campanha finalizada, os profissionais de marketing geralmente precisam suspender uma publicação, assim que determinada data seja atingida. Esse processo pode ser simplificado ou completamente automatizado com um fluxo de trabalho baseado em metadados.
Um fluxo desse tipo é relativamente fácil de criar: adicionando uma data de expiração aos seus ativos, você pode configurar um marcador interativo para ser automaticamente exibido em um ativo assim em que este dia chegar. Ato contínuo, pode notificar usuários específicos para que eles decidam por suspender a publicação ou estender o prazo, se desejarem.
Você pode sofisticar ainda mais esse fluxo de trabalho, fazendo com que ele mova automaticamente arquivos para um arquivo morto, assim que a data de expiração for atingida. Ou, caso você tenha um CMS integrado, você também pode garantir que o conteúdo seja automaticamente removido do seu site.
Garantindo a conformidade com a LGPD, utilizando formulários de consentimento
Controlar os direitos de uso de imagem pessoal tornou-se cada vez mais importante nos últimos anos, já que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece requisitos rígidos para o uso de dados pessoais pelas organizações. Portanto, fluxos de trabalho que possibilitem garantir a conformidade com a LGPD são especialmente populares entre os usuários do DAM.
No FotoWare, você pode criar formulários de consentimento de uso de imagem pessoal personalizados e anexá-los a arquivos específicos. Você também pode configurar um fluxo de trabalho automatizado, garantindo que apenas os arquivos que receberam o consentimento necessário, se tornem visíveis para os usuários. O fluxo pode ser configurado, de forma a notificar as pessoas responsáveis logo que um status de consentimento for alterado (liberado/revogado), garantindo que sua equipe tenha sempre uma informação atualizada a respeito de quais imagens estão legalmente liberadas para uso ou não.
Configurando fluxos de trabalho que atendam suas necessidades
Embora fluxos de trabalho existam em muitas formas e tamanhos, as possibilidades de configuração podem variar. Entretanto, quando baseados em metadados, os fluxos adquirem um alto grau de personalização e podem ser facilmente adaptados às necessidades da sua organização.
Em determinado momento, por exemplo, pode se tornar conveniente incluir uma etapa extra em um processo de aprovação já existente ou adicionar outro requisito para publicação. Mudanças desse tipo podem ser feitas facilmente, editando os “gatilhos” que disparam as ações associadas a metadados ou criando outras adicionais.
Em suma, fluxos de trabalho orientados a metadados são incrivelmente flexíveis e garantem um controle rastreável de ações, já que cada edição é aplicada aos metadados de um arquivo.
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