Obtendo o controle total de ativos digitais e coleções com um sistema DAM
Inaugurado em 20 de maio de 1999, o Museu Norueguês do Petróleo (Norsk Oljemuseum) ocupa 5.000 metros quadrados do coração da cidade de Stavanger e é dedicado à história da indústria petrolífera norueguesa.
O Museu armazena grandes coleções de ativos digitais, que abrangem desde documentos e arquivos históricos até fotos institucionais e material de marketing. Usando a solução FotoWare, o Museu Norueguês do Petróleo construiu um sistema escalável e seguro, simplificando vários fluxos de trabalho nesta jornada.
Principais desafios
Antes de implementar o FotoWare, o museu experimentava uma série de dificuldades no gerenciamento de visuais:
Falta de controle: O sistema antigo oferecia permissões de acesso com opções limitadas, resultando em um controle reduzido das coleções armazenadas e um maior risco de duplicações ou exclusões acidentais.
Metadados ausentes ou não estruturados: Sem a opção de adicionar metadados sistematicamente durante fluxos de trabalho ou construir estruturas de dados personalizadas, o museu tinha dificuldades para garantir que os ativos e coleções fossem devidamente organizados e fáceis de encontrar e usar.
Servidor com recursos escassos: com várias pessoas acessando um mesmo servidor, havia problemas recorrentes de desempenho, tornando os processos lentos e com risco de perda de dados.
Soluções
Gerenciamento de metadados
Com o editor de metadados do módulo FotoStation, o Museu Norueguês do Petróleo foi capaz de construir uma estrutura de dados totalmente personalizada, classificando ativos antes da ingestão. Além disso, a estrutura de metadados do FotoWare permite que o museu garanta, agora, que cada ativo seja devidamente classificado com todas as informações relevantes, tornando-os facilmente pesquisáveis e reduzindo o risco de uso indevido.
"A capacidade de atribuir metadados específicos aos ativos permite uma classificação precisa com base na relevância dos dados. Essa personalização garante que os ativos sejam precisamente organizados e disponibilizados para as partes interessadas de cada projeto ou frente de trabalho. As opções disponíveis no FotoWare para criação de um fluxo de trabalho simplificado e adaptado às necessidades de cada projeto, melhora significativamente nossa eficiência no gerenciamento de projetos e colaboração."
Rune Egenes - Fotógrafo do Museu do Petróleo da Noruega
Fluxos de trabalho simplificados
Aproveitando os recursos de fluxo de trabalho do FotoWare, os fotógrafos preenchem todos os dados relevantes de um ativo com base nas características de cada acervo ou coleção. Isso torna os processos internos muito mais rápidos e garante uma classificação padronizada para toda a organização.
"Uma melhora notável está na eficiência dos fluxos de trabalho, baseados principalmente no ótimo editor de metadados do FotoWare. Os fluxos se tornam eficientes por meio de uma consistente aplicação de informações descritivas e palavras-chave" – observa Rune Egenes.
Permissões de acesso avançadas
Com muitas pessoas precisando acessar e usar conteúdos diferentes, o Museu Norueguês do Petróleo precisava de uma solução que tornasse fácil a configuração de diferentes níveis de controle de acesso. Com o FotoWare, o museu agora pode garantir que cada usuário veja apenas o que é relevante para si, bem como impedir que os usuários excluam ativos acidentalmente.
Como bônus adicional, o sistema também permite o compartilhamento externo seletivo, permitindo que o museu tenha controle total sobre quem pode visualizar, baixar ou excluir conteúdo - dentro e fora da organização.
"Gosto muito do recurso que me permite compartilhar álbuns com colaboradores terceirizados, possibilitando uma ingestão eficiente de dados e a troca de informações. As opções de controle de acesso garantem que eu tenha domínio sobre o conteúdo compartilhado, equilibrando o trabalho de colaboração com a segurança dos dados." – complementa Rune Egenes.
Uma solução escalável
Ter um sistema escalável para gestão de dados e ativos é um fator chave nas estratégias digitais das organizações, permitindo o aprimoramento contínuo à medida que a organização cresce e muda. Com o FotoWare, o Museu Norueguês do Petróleo consegue atingir esta situação.
"Como fotógrafo, posso dizer que o FotoWare é um divisor de águas. A organização orientada por metadados e o controle de versões aprimoram meu trabalho de gerenciamento de fotos. Namespaces personalizáveis e configurações de segurança reforçam a integridade dos dados. Fluxos de trabalho simplificados com ações personalizadas tornam minhas tarefas mais fáceis. A versatilidade do FotoWare se estende ao compartilhamento seguro de dados com terceiros, facilitando a colaboração. Isso me permite disponibilizar o que produzo rapidamente, garantindo fácil acesso para minha equipe. Em essência, o FotoWare otimiza a eficiência, a organização e a colaboração no meu trabalho diário." – conclui Rune Egenes.
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Créditos: Amalie Widerberg (FotoWare)
