Zornista Nenova trabalha no Departamento de Marketing da Viastore, uma provedora internacional de sistemas e serviços para intralogística. Conversamos com Zornitsa para discutir como um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais ajuda nas suas tarefas diárias e, em uma perspectiva maior, economiza tempo e aumenta a eficiência dos seus colegas na empresa.
Qual é o seu papel na Viastore?
– Eu integro a equipe de Marketing e sou responsável por desenvolvimento de negócios e inteligência de mercado. Meu trabalho consiste na realização de diferentes tipos de análise de mercados, grupos alvo e concorrentes. Eu lido com a coordenação de campanhas de marketing e desenvolvimento e administração de nossas ferramentas de CRM e Gerenciamento de Ativos Digitais. Meu principal objetivo é gerar novos leads e aumentar o reconhecimento da marca para alimentar o funil de vendas.
Como você descreve o que a Viastore faz?
– A Viastore é uma empresa líder em sistemas de intralogística e o nosso foco é em consultoria, planejamento e melhoria constante de soluções de intralogística. Oferecemos aos nossos clientes excelência operacional em intralogística, para que eles possam armazenar e gerenciar mercadorias com muito mais eficiência, melhorar o desempenho de suas entregas, eliminar erros, operar com prazos curtos e aumentar a competitividade.
Qual é a principal função do sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais na Viastore?
– Implementamos um sistema deste tipo para estruturar nossos ativos, habilitar pesquisas, evitar conteúdo duplicado em unidades locais e compartilhar coleções com colegas e agências.
Como os recursos digitais da Viastore eram geridos antes de usar um sistema de gerenciamento?
– Todos os ativos digitais eram salvos na Intranet e/ou em nossos discos rígidos, em diferentes pastas e subpastas. Não havia estrutura e processo transparentes e nenhuma opção de pesquisa baseada em palavras-chave. Ninguém tinha uma visão completa do que tínhamos, do que era novo ou de onde encontrar os ativos. Muitas pessoas diferentes eram responsáveis pela atualização e pelo fornecimento de ativos aos colegas, e muito tempo era desperdiçado pesquisando ativos e fornecendo-os para outras pessoas.
Quais eram os principais desafios enfrentados pela Viastore sem um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (ou com o sistema anterior)?
– Nós tínhamos problemas principalmente com a pesquisa. Não era possível usar palavras-chave ou pesquisar “dentro” de documentos. Não havia possibilidade de encontrar todos os ativos digitais relacionados a um tópico específico, por exemplo. Além disso, muitos recursos eram redundantes, pois eram salvos em várias pastas diferentes. E depois de atualizar uma apresentação, era um grande desafio encontrar e atualizar todas as versões existentes. Para completar, como a maioria dos ativos digitais estava localizada em servidores na Alemanha, nossas outras unidades de negócios levavam muito tempo para abri-las ou baixá-las.
Qual o impacto destas questões na empresa e departamentos?
– Na maioria dos casos, nossos colegas procuravam o Departamento de Marketing para fazer as pesquisas e coletar todos os ativos relacionados a um determinado tópico. Isso resultava em uma maior carga de trabalho para o nosso departamento e em falta de agilidade para a equipe de vendas.
– Às vezes, nossos colegas não usavam a versão mais atual de apresentações ou documentos, pois criavam sua própria pasta com os arquivos relevantes e os usavam durante meses e anos. A lentidão para download do servidor na Alemanha também levava ao uso de versões ou arquivos antigos nas unidades de negócios regionais.
O que foi alcançado com a implementação de um sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais na Viastore ? Quais foram os principais benefícios?
– Os principais benefícios para a Viastore foram a economia de tempo e o aumento de eficiência e transparência nas pesquisas e no compartilhamento de informações. Outro benefício foi uma maior flexibilidade para acessar o sistema de qualquer lugar e a qualquer momento. Em terceiro lugar, não há mais ativos desatualizados em uso.
Nos descreva um fluxo de trabalho típico seu, usando o sistema FotoWare no Departamento de Marketing
– Um fluxo típico é o processo de aprovação. Todos na empresa têm permissão e são bem-vindos para fazer upload de ativos digitais no sistema. Depois que os recursos são carregados e categorizados, os administradores (nós, do Departamento de Marketing) verificam a qualidade e a conformidade ao nosso padrão corporativo. Em seguida, podemos aprovar os arquivos, eventualmente adicionar mais palavras-chave e movê-los para o repositório (acervo) apropriado.
– Outro fluxo de trabalho típico está relacionado à criação de novos folhetos. Primeiro, criamos um álbum no FotoWeb onde salvamos todas as imagens relevantes. Às vezes, usamos comentários para facilitar a comunicação entre os membros da nossa equipe. Então, compartilhamos este álbum com nossa agência para que o designer gráfico possa baixar as imagens e inseri-las no folheto.
Quem são os principais usuários do sistema?
– Todos na empresa, inclusive em nossas unidades de negócios regionais – nos EUA, França, Espanha, Brasil, Rússia e República Tcheca – têm acesso ao sistema. No total, são mais de 500 usuários. Todos os departamentos da empresa usam o sistema para encontrar as versões mais recentes de apresentações corporativas, novas imagens ou vídeos e modelos de documentos.
Quantos ativos digitais são arquivados a cada ano, em média?
– No primeiro ano, aproximadamente 1.500 ativos digitais foram inseridos no FotoWeb e atualmente temos, aproximadamente, 2.000 ativos digitais gerenciados no sistema.
Zornista Nenova finaliza com a informação de que, agora, todo o pessoal do Departamento de Vendas está muito satisfeito por ter todos os estudos de caso, slides de referência, apresentações de produtos e soluções e novos comunicados para a Imprensa em um sistema, no qual eles mesmos podem encontrar e fornecer informações fácil e rapidamente a seus clientes.
Quer saber mais sobre o Digital Asset Management FotoWare? Continue acompanhando o nosso blog para descobrir como organizações no Brasil e no mundo gerenciam seus ativos digitais, economizando tempo e dinheiro no processo.
