Embora a migração de conteúdo para um bom sistema de Gerenciamento de Ativos Digitais (DAM) seja muitas vezes simplificada, não é incomum recebermos dúvidas sobre esse assunto. Organizações maiores, com estruturas de dados mais complexas, podem achar que migrar seus dados para um novo sistema seja um processo muito longo, atrasando o andamento dos negócios. Alguns problemas frequentemente incluem:
Tarefas manuais demoradas;
Excesso de configurações no novo sistema;
Treinamento complexo para abranger todos os cenários possíveis;
Grandes alterações em casos de uso que confundem os usuários;
Perda de estruturas antigas antes da implementação de novas.
No entanto, com a preparação adequada, pode-se evitar todos os problemas mencionados acima. Criamos este artigo para oferecer uma visão clara das três etapas principais de preparação para a migração de conteúdo para um sistema DAM.
Como se preparar ao migrar conteúdo para um sistema DAM
Onde há preparação adequada, não há medo. Planejando cuidadosamente, você provavelmente experimentará um processo de migração de conteúdo tranquilo. Por isso, sempre incentivamos as organizações a investirem algum tempo e esforço nessa fase, identificando claramente suas necessidades e expectativas.
A forma como você planeja sua migração de conteúdo pode variar e nem sempre há claramente um modo certo ou errado. No entanto, veremos que, separando em três etapas, o planejamento fica mais fácil e os aspectos cruciais do processo ficam contemplados.
Passo #1 – Promova uma auditoria do seu sistema atual e faça os ajustes necessários
Antes de começar a migrar seu conteúdo, você precisa entender claramente quais dados devem ser incluídos nesse processo, onde eles estão localizados, seus formatos e estrutura. Se você armazenou o conteúdo em um sistema DAM, localizar seus ativos deve ser um processo fácil. No entanto, você ainda precisa criar uma visão geral de como o conteúdo está estruturado, quais metadados deve migrar, em quais formatos seus dados serão exportados, quais métodos de exportação estão disponíveis e quem tem acesso aos dados para poder exportá-los com segurança.
Uma auditoria típica geralmente implica em responder às seguintes perguntas:
De quais dados você precisa no novo sistema?
Onde esses dados são atualmente armazenados, usados e consumidos (servidores locais, serviços em nuvem etc.)?
Que tipos de dados são esses?
Como os dados estão estruturados (em pastas locais, taxonomias de metadados etc.)?
Quais métodos estão disponíveis para exportação (download, FTP, APIs, cópia de discos locais etc.)?
Embora costume ser um processo relativamente fácil para empresas menores, geralmente requer mais trabalho para grandes empresas – especialmente se o conteúdo estiver espalhado por vários sistemas e unidades de armazenamento diferentes.
Seu novo provedor de DAM geralmente pode ajudar a sugerir formatos ou métodos específicos, para que o processo de migração seja mais simples. Em alguns casos, você poderá adotar essas sugestões, mas em outras situações, a opção mais fácil pode não estar disponível. De qualquer forma, ter uma visão clara de tudo, tornará a migração muito mais rápida e permitirá que você faça os ajustes necessários antes de começar a migrar todo o seu conteúdo.
Passo #2 – Defina como deseja que o cenário final funcione
Migrar dados de um sistema para outro oferece uma ótima oportunidade para repensar sua(s) estrutura(s) e, possivelmente, implementar novas e melhores maneiras de gerenciar seu conteúdo. Você pode ter armazenado seus arquivos anteriormente em uma estrutura de pastas, mas isso não significa que essa continuará sendo a melhor opção, caso a sua organização cresça.
Na verdade, mais e mais empresas estão se afastando de estruturas de pastas fixas e evoluindo para sistemas baseados em metadados. Se você já estiver usando uma estrutura de metadados, convém manter certas configurações ao migrar para uma nova solução DAM, alterando ou substituindo aquelas que já não atendem plenamente suas necessidades. De qualquer forma, reservar um tempo para planejar a nova estrutura de dados ajudará a migrar seu conteúdo corretamente e garantir o sucesso contínuo posterior.
Há muitas coisas a considerar na elaboração de uma estrutura para seu conteúdo:
O novo sistema é escalável e poderá crescer junto com o seu negócio?
Quem são os principais usuários?
Quais são seus problemas atuais?
Quais fluxos de trabalho e casos de uso deixarão sua equipe satisfeita?
Quais os 5 principais casos de uso que devem ser priorizados?
Acima de tudo, você quer garantir que seu sistema seja escalável e facilmente adaptável a eventuais mudanças. Mesmo que seu fluxos atuais funcionem bem, ainda é benéfico verificar se há espaço para melhorias.
Etapa #3 – Mapeie os metadados
Transferir dados para um novo sistema pode ser um processo rápido, se você tiver uma única estrutura da dados e apenas metadados básicos. Entretanto, esse raramente é o caso em organizações maiores.
Ao migrar conteúdo para um sistema DAM, você não está apenas movendo os arquivos em si, mas também todos os metadados associados em seus sistemas. Os tipos e formatos desses dados podem variar, mesmo se usados padrões como XMP e IPTC. Alguns campos podem armazenar, por exemplo, informações que não obedecem necessariamente a um vocabulário controlado.
De um modo geral, o tempo de migração depende dos seguintes fatores-chave:
A combinação de seus ativos digitais;
O número de campos de metadados associados a estes;
A complexidade geral da sua estrutura.
Para que a migração de metadados ocorra da maneira mais tranquila possível, você deve ter uma visão clara de como eles estão armazenados. Isso inclui saber como cada ativo é referenciado, se há um ID exclusivo, se os metadados são armazenados em arquivos auxiliares (XMP, por exemplo) ou como arquivo único, e assim por diante. Uma vez que essa visão esteja completa, a próxima etapa é preparar os arquivos para a migração.
Em princípio, se os metadados forem completamente mapeados e exportados em um formato legível, migrá-los torna-se uma tarefa mais fácil.
Ao migrar metadados, a preparação de um modelo de dados de destino geralmente é necessária. Isso significa definir todos os campos e opções de metadados novos que você deseja ter no novo sistema. Feito isso, você deve cruzar esse modelo de dados com o existente, criando correlações claras entre origem e destino dos dados.
O processo de mapeamento de metadados pode ser quebrado em três etapas:
Preparação da estrutura no seu sistema novo;
Importação dos arquivos e criação de novas IDs/chaves primárias;
Associação dos metadados dados seguindo o mapeamento realizado.
Tenha em mente que há inúmeras variações quando se pensa em metadados. Embora sejam normalmente armazenados dentro dos próprios arquivos, eles também podem estar armazenados em um banco de dados externo (SQL, Oracle etc.), ou em algum formato proprietário. As formas de transferência também podem variar e afetar o processo de migração. Idealmente, todas as informações devem ser previamente ajustadas antes de partir para a migração real, pois deixar isso para depois irá exigir o desenvolvimento de scripts de conversão mais complexos.
Executando a migração do conteúdo
Conforme explicado acima, o processo de migração depende muito de suas estruturas de dados e preparações realizadas. Se você dedicou tempo para preparar seus arquivos, os tornou acessíveis em formatos legíveis e mapeou todos os seus metadados, a execução geralmente é um processo simples e automatizado. Feito isso, restará apenas revisar e testar o sistema antes de dar a aprovação final. Recomendamos selecionar 5 principais casos de uso para se concentrar e garantir que eles estejam plenamente atendidos antes de dar esta fase por encerrada. Envolver toda a sua equipe também é altamente recomendado, pois eles podem ter informações importantes que, de outra forma, poderiam passar despercebidas.
Ainda assim, você deve ter em mente que um sistema DAM bom é um sistema DAM vivo! Embora seja uma grande vantagem planejar uma estrutura de dados consistente e escalável antes da migração, você deve estar preparado para revisitar essa estrutura de tempos em tempos, a fim de tirar o máximo proveito de sua solução. Muitas vezes, o fornecedor do seu sistema DAM pode realizar workshops e sessões de planejamento, caso você deseje otimizar seu ambiente mais adiante.
Você está pensando em migrar seu conteúdo para um sistema DAM?
Se você já estiver usando uma solução DAM ou utilizando outras formas para gerenciar seu conteúdo, talvez esteja percebendo que sua configuração atual não é mais a ideal para suas necessidades. Se esse for o caso, você não deve deixar que o medo da migração o impeça de evoluir para uma nova solução.
Na Amplex, temos uma equipe de profissionais dedicados e disponíveis para auxiliar na migração de conteúdo, garantindo um processo tranquilo e bem-sucedido.
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CRÉDITOS: Amalie Widerberg (Fotoware)
